Wie beantrage ich eine Umsatzsteuer-ID? Wege und Angaben
Wenn Sie als Unternehmer eine Umsatzsteuer-ID beantragen möchten, geht das online über das Formular der Bundesfinanzverwaltung, schriftlich oder bei einer Neugründung direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Zuständig für die Vergabe ist das Bundeszentralamt für Steuern. Dieser Beitrag zeigt, wer berechtigt ist, wann sich der Antrag lohnt und wie Sie Fehler vermeiden.
Das Wichtigste in Kürze
- Antragsberechtigt sind Unternehmer nach § 2 UStG.
- Online läuft der Antrag über das Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung.
- Bei einer Neugründung kreuzen Sie ein Feld im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.
- Die Nummer kommt ausschließlich per Post.
Wer kann eine USt-IdNr. beantragen?
Laut BZSt sind Unternehmer nach § 2 UStG antragsberechtigt. Dazu zählen Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler, sofern sie Unternehmer im Sinne dieser Vorschrift sind.
Außerdem können juristische Personen eine Nummer erhalten, die nicht Unternehmer sind oder Gegenstände nicht für ihr Unternehmen erwerben, wenn sie diese für innergemeinschaftliche Erwerbe benötigen. Das betrifft eher Sonderfälle.
Wichtig ist der Unterschied zur Steuernummer: Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer erhalten. Die Steuernummer vergibt das Finanzamt, sie ersetzt die USt-IdNr. nicht.
Ob Sie im Einzelfall Unternehmer im steuerlichen Sinn sind, lassen Sie bei Zweifeln prüfen.
Wann brauchen Selbstständige die USt-IdNr. wirklich?
Die Nummer wird benötigt, wenn Ihr Unternehmen Lieferungen und Leistungen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes erbringt oder empfängt. Wer keine Lieferungen und Leistungen im EU-Binnenmarkt erbringt oder empfängt, braucht sie dafür nicht. Ob das bei Ihnen zutrifft, hängt von Ihren Kunden und Lieferanten ab.
Vor dem Antrag helfen diese Fragen:
- Verkaufen Sie Waren oder Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern?
- Kaufen Sie Waren oder Leistungen bei Anbietern aus der EU?
- Verlangt ein Geschäftspartner Ihre Nummer auf der Rechnung?
- Haben Sie Ihre Steuernummer griffbereit für den Antrag?
Wer mehrfach mit Ja antwortet, sollte den Antrag zeitnah stellen. Auch Kleinunternehmer können davon betroffen sein, etwa bei Einkäufen im EU-Ausland. Das klären Sie am besten vorab mit Ihrer Steuerberatung.
Wie läuft die Umsatzsteuer-ID-Beantragung online ab?
Online läuft der Antrag über das Formular „Antrag auf Erteilung oder erneute Zusendung einer bereits erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. So beschreibt es das Bundesportal.
Die Bearbeitungsdauer beträgt dort 1 Woche (Quelle: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen). Das gilt für den Online-Antrag. Die Nummer wird Ihnen ausschließlich per Post mitgeteilt, eine Mitteilung per E-Mail oder Telefon ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich.
Halten Sie vor dem Ausfüllen Ihre Steuernummer und die Anschrift Ihres Unternehmens bereit. So sind die Angaben vollständig und Sie müssen nicht unterbrechen.
Kann ich die Umsatzsteuer-ID schriftlich beantragen?
Ja, der Antrag ist auch schriftlich möglich. Wer die Umsatzsteuer-ID schriftlich beantragen möchte, muss bestimmte Angaben machen. Der schriftliche Antrag muss enthalten:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- das Finanzamt, bei dem das Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke geführt wird
- die Steuernummer, unter der das Unternehmen geführt wird
Fehlt eine dieser Angaben, kann der Antrag nicht sauber zugeordnet werden. Prüfen Sie deshalb vor dem Absenden, ob alle drei Punkte stimmen und lesbar sind.
Auch hier gilt: Die Nummer kommt per Post. Wer im Moment keine feste Anschrift hat oder umgezogen ist, sollte die aktuelle Adresse beim Finanzamt hinterlegt haben. Sonst kann das Schreiben ins Leere laufen.
Den schriftlichen Antrag schreiben Sie kurz und sachlich und nennen darin die drei Pflichtangaben selbst. Vorgegebene Felder gibt es nur im Online-Formular.
Umsatzsteuer-ID bei der Gründung beantragen: So geht es
Bei einer Firmenneugründung können Sie die Umsatzsteuer-ID direkt beim zuständigen Finanzamt beantragen. Dafür kreuzen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung das entsprechende Feld an. Neugegründete Unternehmen übermitteln diesen Fragebogen ohnehin an ihr Finanzamt.
Das spart einen eigenen Antrag. Bedenken Sie aber den Unterschied der Nummern: Die Steuernummer vergibt das Finanzamt, die USt-IdNr. wird zusätzlich dazu vom BZSt erteilt. Beide Nummern sind nicht austauschbar.
Wer bei der Gründung noch unsicher ist, ob EU-Geschäfte anstehen, kann das Feld trotzdem ankreuzen. Ob das für Ihre Tätigkeit sinnvoll ist, hängt davon ab, mit wem Sie Geschäfte machen wollen. Mehr zum Fragebogen finden Sie im Steuerblog.
Typische Fehler beim Antrag und wie Sie sie vermeiden
Beim Antrag passieren meist keine großen Fehler, sondern kleine Ungenauigkeiten. Sie verzögern aber die Zustellung.
- Falsche Steuernummer: Die Steuernummer muss genau die sein, unter der Ihr Unternehmen geführt wird. Prüfen Sie jede Ziffer.
- Falsches Finanzamt: Angegeben werden muss das Finanzamt, bei dem Ihr Unternehmen umsatzsteuerlich geführt wird.
- Unvollständige Anschrift: Da die Nummer per Post kommt, muss die Adresse stimmen.
- Erwartung einer Auskunft per Telefon: Eine Mitteilung per E-Mail oder Telefon ist nicht möglich.
- Verwechslung der Nummern: Steuernummer und USt-IdNr. sind zwei verschiedene Nummern mit unterschiedlichen Aufgaben.
Wer die Umsatzsteuer-ID beantragen will, sollte außerdem den Zeitpunkt bedenken. Warten Sie nicht, bis der erste Kunde aus dem EU-Ausland die Nummer verlangt. Die Zustellung per Post braucht Zeit.
Wobei Buchhalter und Steuerberatung beim Antrag helfen
Den Antrag können Sie selbst stellen. Manchmal lohnt sich trotzdem Unterstützung, vor allem wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Umsatzsteuer-ID überhaupt beantragen sollten.
Eine Buchhalterin oder Steuerberatung kann prüfen, ob Ihre Geschäfte mit dem EU-Ausland die Nummer erfordern. Sie hilft beim Ausfüllen des Antrags und bei der Abstimmung mit dem Finanzamt. Auch die spätere Umsatzsteuer-Voranmeldung hängt davon ab, wie Sie Ihre Umsätze einordnen.
Besonders für Start-ups und Kleinunternehmer ist das nützlich. Sie müssen dann nicht selbst entscheiden, wie sich Ihre Lieferungen und Leistungen steuerlich einordnen lassen. Bei komplizierten Fällen sollten Sie immer Ihre Steuerberatung fragen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, bis ich die USt-IdNr. erhalte?
Wie lange die Bearbeitung dauert, hängt vom zuständigen Amt und vom Antragsweg ab. Die Nummer kommt ausschließlich per Post bei Ihnen an. Planen Sie die Zustellung bei Ihren ersten EU-Geschäften deshalb rechtzeitig ein.
Kann ich die USt-IdNr. per E-Mail oder Telefon erfahren?
Nein. Die Mitteilung erfolgt aus rechtlichen Gründen ausschließlich per Post. Auskünfte per E-Mail oder Telefon sind nicht möglich.
Ist die USt-IdNr. dasselbe wie die Steuernummer?
Nein. Die USt-IdNr. ist eine eigenständige Nummer, die Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer erhalten. Die Steuernummer führt Ihr Finanzamt, die USt-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt.
Kann ich den Antrag schon bei der Gründung stellen?
Ja. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kreuzen Sie das entsprechende Feld an und übermitteln ihn an Ihr zuständiges Finanzamt.
Ihr nächster Schritt
Steuerhelp
Wenn Sie unsicher sind, ob und wann Sie die Umsatzsteuer-ID beantragen sollten, besprechen wir das gern mit Ihnen. Steuerhelp unterstützt Selbstständige, Gewerbetreibende und Freiberufler in Hamburg und Umgebung bei der vorbereitenden Buchhaltung, bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen und bei der Kommunikation mit dem Finanzamt. Mehr dazu finden Sie in unseren Leistungen.
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